Die Zeitplan-Seite
Öffnen Sie in der Seitenleiste Zeitplan, um den Wochenplaner aufzurufen. Die Seite zeigt eine Woche von Montag bis Sonntag, in der alle geplanten und Ad-hoc-Schichten in einem Raster angeordnet sind.
Aufbau der Wochenansicht
Der Zeitplan öffnet standardmäßig die aktuelle Woche. Die Kopfzeile zeigt den Datumsbereich der Woche (z. B. „28. Apr. – 4. Mai") sowie Pfeile, mit denen Sie jeweils eine Woche vor- oder zurückblättern.
Im Raster sind die Tage als Spalten angeordnet. Jede Zelle kann einen oder mehrere Schichteinträge enthalten. Jeder Schichteintrag zeigt:
- Fahrername — wer fährt
- Fahrzeug — Kennzeichen, Marke und Modell (aus Ihrem Fahrzeugregister)
- Statusanzeige — ob die Schicht geplant ist, mit einer tatsächlich begonnenen Schicht verknüpft ist oder noch nicht begonnen hat
Geplante Schichten und Ad-hoc-Schichten
Fleet unterscheidet im Zeitplan zwei Arten von Schichten:
- Geplante Schichten — werden im Voraus über den Planer angelegt. Sie haben ein
scheduled_dateund werden in der Tabellescheduled_shiftsgespeichert. Startet der Fahrer seine Schicht in der App, wird sie überactual_shift_idmit dem geplanten Eintrag verknüpft. - Ad-hoc-Schichten — werden von Fahrern direkt gestartet, ohne dass es einen Eintrag im Zeitplan gibt. Sie erscheinen ebenfalls im Zeitplan (für die Woche aus der Tabelle
driver_shiftsgeladen), sind aber mit keinem geplanten Eintrag verknüpft.
Im Wochenplan sind geplante und Ad-hoc-Schichten sichtbar. Geplante Schichten, die der Fahrer bereits begonnen hat, zeigen eine Verknüpfung zur tatsächlichen Schicht mit ihrer echten Startzeit und ihrem Status.
Eine neue Schicht anlegen
So planen Sie eine Schicht für einen kommenden Tag:
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Schicht erstellen oder auf einen freien Platz in der Spalte des gewünschten Tages.
- Wählen Sie im Auswahlmenü einen Fahrer. Die Liste zeigt alle aktiven Fahrer Ihrer Organisation, nach Namen sortiert.
- Wählen Sie im Auswahlmenü ein Fahrzeug. Die Liste zeigt alle aktiven Fahrzeuge, nach Kennzeichen sortiert.
- Legen Sie das geplante Datum fest, falls es nicht bereits durch den angeklickten Platz ausgefüllt ist.
- Bestätigen Sie die Schicht. Sie erscheint sofort im Wochenraster.
Gehen Sie bei der Wochenplanung Tag für Tag vor. Achten Sie darauf, dass jedes Fahrzeug, das unterwegs sein soll, einen Fahrer hat, und prüfen Sie auf Konflikte — derselbe Fahrer sollte nicht am selben Tag doppelt eingeplant sein, und jedes Fahrzeug sollte höchstens eine Schicht pro Tag haben.
Die Rotation der kommenden Woche verwalten
Ein typischer Ablauf der Wochenplanung:
- Öffnen Sie den Zeitplan zu Beginn jeder Woche (oder am Freitag davor).
- Blättern Sie mit dem Vorwärtspfeil zur nächsten Woche.
- Legen Sie für jeden Tag Schichten an und weisen Sie Fahrer ihren üblichen Fahrzeugen zu. Wenn Ihre Flotte ein festes Rotationsmuster hat, übernehmen Sie die Zuweisungen der Vorwochen.
- Prüfen Sie, ob Fahrer im Urlaub sind oder Fahrzeuge zur Wartung gehen. Entfernen Sie diese Einträge oder weisen Sie sie neu zu.
- Prüfen Sie den fertigen Zeitplan auf vollständige Abdeckung — jedes Fahrzeug, das fahren soll, hat einen Fahrer, und kein Fahrer ist überlastet.
Ad-hoc-Schichten
Manchmal muss ein Fahrzeug kurzfristig außerhalb des Plans losfahren. Fahrer können Schichten direkt in der mobilen App von Fleet by Elevera starten, ohne dass ein Eintrag im Zeitplan existiert. Diese Ad-hoc-Schichten erscheinen automatisch am entsprechenden Datum im Zeitplan, sodass Ihre Ansicht immer der Wirklichkeit entspricht.
Wenn Sie die Ad-hoc-Schicht formal erfassen möchten, können Sie nachträglich einen geplanten Eintrag anlegen, damit Ihre Aufzeichnungen vollständig sind.
Der Zeitplan ist ein Planungswerkzeug — er hindert Fahrer nicht daran, Schichten zu starten. Ein Fahrer kann jederzeit über die mobile App eine Schicht beginnen, auch wenn für diesen Tag keine geplante Schicht existiert. Der Zeitplan hilft Ihnen beim Planen und Überwachen; maßgeblich für die tatsächliche Schichtaktivität ist die mobile App.
Zwischen Zeitplan und Schichten wechseln
Die Seite Zeitplan blickt nach vorn: Hier planen Sie, was passieren soll. Die Seite Schichten (im vorherigen Kapitel beschrieben) blickt zurück: Sie zeigt, was tatsächlich passiert ist, einschließlich Inspektionsfotos und Abschlussstatus. Nutzen Sie beide zusammen, um den Tagesbetrieb Ihrer Flotte vollständig im Blick zu behalten.
Warum vorausschauende Planung zählt
Schichten im Voraus zu planen verhindert morgendliches Chaos. Wenn Fahrer ihre Einteilung schon am Vortag kennen, können sie vorbereitet erscheinen, ihr Fahrzeug schnell finden und mit der Inspektion beginnen, ohne auf Anweisungen zu warten.
Geplante Schichten ermöglichen eine Konfliktprüfung. Das System prüft, dass kein Fahrzeug und kein Fahrer doppelt gebucht ist, und fängt Fehler ab, bevor sie im Einsatz ankommen.
Die Daten des Zeitplans fließen in die Auslastungsanalysen ein. Mit der Zeit sehen Sie, welche Fahrzeuge überlastet sind (und mehr Wartung brauchen) und welche zu wenig genutzt werden (und anders eingesetzt oder aus der Flotte genommen werden könnten).
Empfehlungen
- Erstellen Sie den Zeitplan für die folgende Woche bis Mittwochabend. So hat der Inhaber am Donnerstag Zeit zur Prüfung und die Fahrer haben Zeit, ihre Woche zu planen.
- Lassen Sie, wenn es Ihre Flottengröße zulässt, jeden Tag 1–2 Ersatzfahrer ungeplant. Meldet sich ein eingeplanter Fahrer krank, können Sie den Ersatz einsetzen, ohne andere Touren zu stören.
- Wechseln Sie die Zuordnung von Fahrern und Fahrzeugen regelmäßig. Wer immer denselben Transporter fährt, entwickelt blinde Flecken — schleichender Verschleiß fällt nicht mehr auf. Ein frischer Blick erkennt Probleme.
- Wenn ein Fahrzeug aus der Werkstatt zurückkommt, planen Sie es zuerst mit Ihrem erfahrensten Fahrer ein. Er bemerkt am ehesten, wenn die Reparatur nicht ordentlich ausgeführt wurde.