Voraussetzung: das Modul
Die Wartungsseite und das Ersatzteillager stehen nur zur Verfügung, wenn das Modul Flottenwartung (fleet_maintenance_enabled) für Ihre Organisation aktiviert ist. Wenn Sie diese Einträge nicht in Ihrer Seitenleiste sehen, bitten Sie Ihren Inhaber, das Modul unter Einstellungen > Module zu aktivieren.
Hat Ihre Organisation das Modul Flottenwartung nicht aktiviert, werden Sie beim Aufruf der Wartungs-URL zurück zum Disponenten-Dashboard geleitet.
Das Wartungs-Dashboard
Öffnen Sie in der Seitenleiste Wartung, um das Wartungs-Dashboard aufzurufen. Diese umfassende Seite hat mehrere Tabs und deckt alle Aspekte der Fahrzeugwartung Ihrer Flotte ab.
Serviceerinnerungen
Die Hauptansicht zeigt alle aktiven Serviceerinnerungen Ihrer Flotte. Jede Erinnerung steht für eine anstehende oder überfällige Wartungsaufgabe und zeigt:
- Fahrzeug — Kennzeichen, Marke und Modell
- Titel der Erinnerung — die Art des Service (z. B. Ölwechsel, Bremsenprüfung, Reifenwechsel)
- Status — einer von drei Zuständen:
| Status | Bedeutung |
|---|---|
| PENDING | Der Service steht an, ist aber noch nicht fällig |
| NOTIFIED | Das Fälligkeitsdatum rückt näher, und Benachrichtigungen wurden verschickt |
| OVERDUE | Das Fälligkeitsdatum ist verstrichen, ohne dass der Service erledigt wurde |
- Fälligkeitsdatum — wann der Service geplant ist
- Anbieter — der zugewiesene Serviceanbieter (falls einer hinterlegt ist)
Die Erinnerungen sind nach Fälligkeitsdatum sortiert, die dringendsten zuerst. Überfällige Erinnerungen stehen ganz oben und sind rot hervorgehoben, damit sie Ihnen auffallen.
Überfällige Serviceerinnerungen wirken sich direkt auf den Zustandswert eines Fahrzeugs aus. Jede überfällige Erinnerung senkt den Wert, wodurch das Fahrzeug in der Zustandsleiste der Flotte von „Gesund" zu „Aufmerksamkeit erforderlich" oder „Kritisch" rutscht. Wenn Sie überfällige Erinnerungen zügig erledigen, bleibt Ihre Flotte in gutem Zustand.
Wartungsverlauf
Der Tab Verlauf zeigt ein Protokoll aller abgeschlossenen Wartungsarbeiten, nach Servicedatum sortiert (neueste zuerst). Jeder Eintrag enthält:
- Kennzeichen, Marke und Modell des Fahrzeugs
- Servicedatum
- Beschreibung der durchgeführten Arbeiten
- Name des Anbieters (falls erfasst)
- Kosteninformationen
Dieser Verlauf hilft Ihnen, Wartungsmuster und die Gesamtbetriebskosten je Fahrzeug nachzuverfolgen.
Abgeschlossene Erinnerungen
Eine eigene Ansicht für Serviceerinnerungen, die als COMPLETED markiert wurden. Jeder Eintrag zeigt:
- die ursprünglichen Angaben der Erinnerung
- wer sie abgeschlossen hat (Name des Disponenten)
- wann sie abgeschlossen wurde
- etwaige Notizen zum Abschluss
Wartungsvorlagen
Vorlagen legen wiederkehrende Wartungspläne fest, die für einzelne Fahrzeuge, für Fahrzeuge eines Modellmusters oder für die gesamte Flotte gelten können. Jede Vorlage bestimmt:
- Servicename — um welche Wartungsaufgabe es geht
- Intervall — wie oft sie anfällt, festgelegt über:
- Intervall in Kilometern — wird ausgelöst, wenn das Fahrzeug einen bestimmten Kilometerstand erreicht
- Intervall in Tagen — wird nach einer festen Anzahl von Tagen seit dem letzten Service ausgelöst
- Fahrzeugumfang — gilt für ein bestimmtes Fahrzeug, für Fahrzeuge, die zu einem Modellmuster passen, oder für alle Fahrzeuge der Organisation
- Anbieter — der Standardanbieter für diese Serviceart
Vorlagen erzeugen automatisch neue Serviceerinnerungen, sobald ihre Intervallbedingungen erfüllt sind. So geht keine geplante Wartung verloren.
Erkennung von Abdeckungslücken
Fleet erkennt automatisch Abdeckungslücken — Fälle, in denen für ein Fahrzeug keine passende Vorlage für eine gängige Wartungsart existiert. Die Lückenansicht hebt hervor, welchen Fahrzeugen möglicherweise ein regelmäßiger Wartungsplan fehlt, damit jedes Fahrzeug der Flotte durch passende Vorlagen abgedeckt ist.
Prüfen Sie die Abdeckungslücken wöchentlich. Ein neu in die Flotte aufgenommenes Fahrzeug übernimmt Vorlagen nicht unbedingt automatisch, wenn sein Modell zu keinem vorhandenen Muster passt. Legen Sie fahrzeugspezifische Vorlagen oder Vorlagen mit Modellmuster an, um die Lücke zu schließen.
Reparaturaufträge
Ist zusätzlich das Modul vendor_workflow_enabled aktiv, enthält das Wartungs-Dashboard einen Tab Reparaturaufträge, der alle Reparaturarbeiten der Flotte zeigt. Jeder Reparaturauftrag zeigt:
- Fahrzeugangaben
- Angaben zum Anbieter
- Auftragsstatus und Termine
- Kosteninformationen
- Verknüpfung zum zugehörigen Vorfall (wenn die Reparatur durch einen Vorfall ausgelöst wurde)
Reparaturaufträge können Sie auf der Detailseite eines Vorfalls anlegen (dann sind sie mit diesem Vorfall verknüpft) oder unabhängig davon im Wartungs-Dashboard für Reparaturen ohne Vorfall.
Anbieterverwaltung
Ebenfalls an vendor_workflow_enabled gebunden, gibt der Tab Anbieter einen Überblick über Ihre Serviceanbieter:
- Anzahl der Anbieter — gesamt und aktiv
- Anzahl aktueller Aufträge — in den letzten 30 Tagen angelegte Aufträge
- Anbieterliste — jeder Anbieter mit Name, Kontaktdaten, Aktivstatus und Gesamtzahl der Reparaturaufträge
Nutzen Sie diesen Tab, um zu verfolgen, welche Anbieter die Reparaturen Ihrer Flotte übernehmen und ob die Arbeit angemessen verteilt ist.
Ersatzteillager
Öffnen Sie in der Seitenleiste Ersatzteillager (im Bereich Sekundär), um Ihren Ersatzteilbestand zu verwalten. Auf der Seite des Ersatzteillagers können Sie:
- alle Teile anzeigen, die vorrätig sind, mit aktuellen Mengen
- Teile suchen — nach Name oder nach dem Fahrzeug, dem sie zugeordnet sind
- Bestände verfolgen — sehen, welche Teile knapp werden und nachbestellt werden müssen
- den Bestand pflegen — neue Teile anlegen, Mengen anpassen und Verbrauch erfassen
Das Ersatzteillager ist ein eigener Eintrag in der Seitenleiste, getrennt von Wartung. Beide setzen jedoch voraus, dass das Modul Flottenwartung aktiviert ist.
Teile nach Fahrzeug ordnen
Jedes Teil kann einem oder mehreren Fahrzeugen zugeordnet werden. So finden Sie schnell das richtige Bauteil, wenn ein bestimmtes Fahrzeug Aufmerksamkeit braucht. Mit dem Fahrzeugfilter sehen Sie nur die Teile, die für ein bestimmtes Fahrzeug relevant sind.
Täglicher Wartungsablauf
Eine empfohlene Routine, damit die Wartung Ihrer Flotte auf Kurs bleibt:
- Prüfen Sie im Wartungs-Dashboard, ob es Erinnerungen mit OVERDUE gibt. Sie haben höchste Priorität — veranlassen Sie den Service sofort.
- Sehen Sie sich die Erinnerungen mit NOTIFIED an. Ihr Fälligkeitsdatum rückt näher. Stellen Sie sicher, dass Servicetermine bei den passenden Anbietern vereinbart sind.
- Gehen Sie die Ansicht der Abdeckungslücken durch, damit keinem Fahrzeug eine Wartungsvorlage fehlt.
- Laufen Reparaturaufträge, prüfen Sie ihren Status und haken Sie bei Bedarf bei den Anbietern nach.
- Prüfen Sie das Ersatzteillager auf knappe Bestände und lösen Sie bei Bedarf Nachbestellungen aus.
Ihre Rolle bei der Flottenwartung
Als Disponent sind Sie am nächsten am täglichen Zustand der Fahrzeuge. Sie sehen die Inspektionsfotos, hören die Rückmeldungen der Fahrer und bemerken, wenn ein Fahrzeug mehr Vorfälle verursacht. Ihre Beobachtungen fließen direkt in das Wartungssystem ein.
Wer Wartungsbedarf früh meldet, verhindert Ausfälle. Ein Bremsbelag, der heute dünn wird, führt morgen zu einer Panne am Straßenrand — und diese Panne stört Touren, lässt einen Fahrer liegen und erzeugt eine Vorfallmeldung.
Empfehlungen
- Prüfen Sie den Tab der Serviceerinnerungen täglich auf Einträge mit Status OVERDUE. Ein überfälliger Ölwechsel ist ein kleines Ärgernis; ein überfälliger Bremsenservice ist ein Sicherheitsrisiko.
- Meldet ein Fahrer ungewöhnliches Fahrzeugverhalten (Geräusche, Ziehen zu einer Seite, Warnleuchten), erfassen Sie sofort eine Wartungsnotiz — noch bevor ein formaler Service geplant ist. So entsteht der Nachweis, dass Sie sorgfältig gehandelt haben.
- Nutzen Sie für jeden wiederkehrenden Service eine Wartungsvorlage. Vorlagen sorgen dafür, dass nichts vergessen wird, und erzeugen Erinnerungen automatisch nach Kilometer- oder Zeitintervallen.
- Kommt ein Fahrzeug vom Anbieter zurück, planen Sie seine nächste Schicht mit besonderem Augenmerk auf die Inspektion ein. Die erste Schicht nach einer Reparatur deckt Probleme auf, die dem Anbieter entgangen sein könnten.