Reparaturen, Wartung & Werkstattpartner

Voraussetzungen

Die in diesem Artikel beschriebenen Wartungsfunktionen erfordern, dass das Modul fleet_maintenance_enabled aktiv ist. Die Werkstattpartnerverwaltung erfordert zusätzlich vendor_workflow_enabled, und detaillierte fahrzeugbezogene Wartungsprotokolle erfordern maintenance_log_enabled. Aktivieren Sie diese unter Einstellungen → Module.

Wie Wartung mit der restlichen Plattform zusammenhängt

Wartung steht nicht isoliert da — sie ist mit mehreren anderen Bereichen von Fleet verknüpft:

• Schichten und Kilometerstand — Wenn Fahrer Schichten starten und beenden, erfassen sie den Kilometerstand über die Fleet Go App. Diese Kilometerstände fließen in kilometerbasierte Serviceerinnerungen ein und ermöglichen es Fleet, den nächsten Servicetermin anhand der tatsächlichen Fahrgewohnheiten vorherzusagen.
• Vorfälle und Reparaturen — Wenn ein Vorfall zu einem Schaden führt, können Sie direkt von der Vorfalldetailseite einen Reparaturauftrag erstellen. Dieser Reparaturauftrag erscheint dann im Tab Wartung → Reparaturen, verknüpft mit dem Ursprungsvorfall für vollständige Rückverfolgbarkeit.
• Fahrzeugzustand — Überfällige Wartung und abgelaufene TÜV-Prüfungen senken den Zustandswert eines Fahrzeugs direkt. Fahrzeuge mit überfälligen Services fallen von „Gesund" auf „Aufmerksamkeit erforderlich" oder „Kritisch" und erscheinen in der Flottengesundheitsleiste auf der Fahrzeugseite.
• Dashboard-Benachrichtigungen — Überfällige Erinnerungen erzeugen kritische Hinweise in der Aufgabenwarteschlange auf Ihrem Dashboard, damit nichts übersehen wird.
• Kostenverfolgung — Reparaturkosten und Wartungsausgaben fließen in das Kosten-Dashboard unter Berichte ein und geben Ihnen volle Transparenz über die Wartungskosten Ihrer Flotte.
• Disponenten — Ihre Disponenten sehen dasselbe Wartungs-Dashboard über ihre Disponenten-Wartungsansicht und können die täglichen Serviceaufgaben verwalten, während Sie sich auf Strategie und Werkstattbeziehungen konzentrieren.

Die Wartungsseite — zwei Ansichten

Navigieren Sie über die Seitenleiste zu Wartung. Die Seite bietet zwei Ansichten, die über Schaltflächen in der oberen rechten Ecke umgeschaltet werden:

• Dashboard (Standard) — eine tabellarische Oberfläche zur Verwaltung aller Wartungsvorgänge
• Kalender — eine Monatsansicht mit allen geplanten Services und Reparaturterminen

Dashboard-Ansicht

Das Dashboard ist in sieben Tabs unterteilt. Jeder Tab konzentriert sich auf einen anderen Aspekt der Wartungsverwaltung.

Tab „Heute"

Der Tab „Heute" ist Ihre Prioritätsliste — alles, was sofortige Aufmerksamkeit erfordert. Einträge sind nach Dringlichkeit sortiert:

1. Überfällig (rot) — Services, deren Fälligkeitsdatum überschritten ist
2. Dringend (orange) — fällig innerhalb von 7 Tagen oder 1.000 km
3. Diese Woche (gelb) — fällig innerhalb von 14 Tagen oder 2.000 km
4. Aktive Reparaturaufträge — Reparaturen, die derzeit bei Werkstätten in Bearbeitung sind

Jeder Eintrag zeigt das Fahrzeug, den Servicetyp, das Fälligkeitsdatum, die verbleibenden Tage (oder Tage seit Überfälligkeit) und den zugewiesenen Werkstattpartner. Klicken Sie bei einem beliebigen Eintrag auf Als erledigt markieren, um die Fertigstellung zu dokumentieren — Sie müssen einen Kommentar von mindestens 5 Zeichen eingeben, der die durchgeführte Arbeit beschreibt.

Tab „Anstehend"

Der Tab „Anstehend" zeigt alle ausstehenden und benachrichtigten Erinnerungen, die noch nicht überfällig sind. Nutzen Sie diesen Tab, um vorauszuplanen und Werkstatttermine zu vereinbaren, bevor Services dringend werden.

Verfügbare Filter:

• Fahrzeug — Eingrenzung auf ein bestimmtes Fahrzeug
• Wartungstyp — Filterung nach Servicetyp (Öl, Bremsen, TÜV usw.)
• Datumsbereich — Festlegung eines individuellen Zeitfensters

Bei kilometerbasierten Erinnerungen (z. B. „Ölservice alle 20.000 km") berechnet Fleet ein voraussichtliches Fälligkeitsdatum basierend auf dem durchschnittlichen täglichen Kilometerstand aus den aktuellen Schichtmeldungen. Diese Schätzungen sind mit „(EST)" gekennzeichnet, damit Sie wissen, dass es sich um Hochrechnungen und nicht um feste Termine handelt.

Tab „Überfällig"

Der Tab „Überfällig" zeigt ausschließlich Services, deren Fälligkeitsdatum oder Kilometerschwelle ohne Erledigung überschritten wurde. Diese Einträge sind rot hervorgehoben und erfordern sofortige Aufmerksamkeit.

Die gleichen Filter für Fahrzeug, Typ und Datumsbereich sind verfügbar. Wenn dieser Tab nicht leer ist, sollten Sie ihn vor dem Tab „Anstehend" abarbeiten.

Tab „Reparaturen"

Der Tab „Reparaturen" verwaltet alle aktiven Reparaturaufträge in Ihrer Flotte. Jeder Reparaturauftrag durchläuft einen Statusworkflow:

Der Tab zeigt standardmäßig nur aktive Reparaturen (Requested, Scheduled, In Shop). Statusfilter am oberen Rand ermöglichen den Wechsel zwischen den Status, jeweils mit einem Zählbadge.

Jeder Reparaturauftrag zeigt:

• Fahrzeug und Reparaturtyp
• Name und Kontaktdaten des Werkstattpartners
• Gebuchtes Datum mit Countdown
• Geschätzte Kosten und Endkosten
• Versicherungsdeckung (ja/nein)
• Anmerkungen

Klicken Sie bei einem beliebigen Reparaturauftrag auf Bearbeiten, um Status, Kosten, Termine und Anmerkungen direkt zu aktualisieren — kein modales Fenster erforderlich. Wenn Sie eine Reparatur als COMPLETED markieren, müssen Sie die Endkosten und das Abschlussdatum eingeben.

Tab „Vorlagen"

Vorlagen definieren Ihre wiederkehrenden Wartungspläne — welchen Service jedes Fahrzeug benötigt und in welchem Intervall. Anstatt einzelne Erinnerungen manuell zu erstellen, generieren Vorlagen diese automatisch.

Vorlagenumfang:

Vorlagenfelder:

• Wartungstyp — Ölservice, Inspektion, Bremsen, Reifen, Scheibenwischer, TÜV, Motorreparatur oder Sonstiges
• Intervall nach Kilometern — Service alle X km auslösen (basierend auf Kilometerständen aus Fahrer-Schichtberichten)
• Intervall nach Tagen — Service alle X Tage auslösen
• Standard-Werkstattpartner — diesen Werkstattpartner automatisch zuweisen, wenn die Erinnerung generiert wird
• Aktiv/Inaktiv-Umschalter — eine Vorlage pausieren, ohne sie zu löschen

1. Gehen Sie zum Tab Vorlagen und klicken Sie auf Vorlage erstellen.
2. Wählen Sie den Wartungstyp und definieren Sie den Umfang (Organisation, Modell oder Einzelfahrzeug).
3. Legen Sie das Intervall fest — nach Kilometern, nach Tagen oder beides. Wenn beide gesetzt sind, löst der zuerst erreichte Schwellenwert die Erinnerung aus.
4. Weisen Sie optional einen Standard-Werkstattpartner zu.
5. Klicken Sie auf Speichern. Die Vorlage generiert sofort Erinnerungen für alle passenden Fahrzeuge.

Branchenvoreinstellungen

Wenn Sie die Wartung zum ersten Mal einrichten, klicken Sie auf Branchenvoreinstellungen anwenden, um mit einem Klick einen Standard-Wartungsplan für Transporter-Flotten zu erstellen:

Sie können alle diese Vorlagen nach der Erstellung bearbeiten oder löschen.

Abdeckungslücken-Scan

Klicken Sie auf Abdeckung prüfen, damit Fleet Ihre Vorlagen analysiert und Lücken aufzeigt — Kombinationen aus Fahrzeugen und Servicetypen, für die keine Vorlage oder Erinnerung vorhanden ist. Wenn beispielsweise Transporter V-005 keine Ölservice-Vorlage hat, während alle anderen Transporter eine besitzen, wird dies vom Abdeckungs-Scanner hervorgehoben. Sie können direkt aus der Lückenliste eine Vorlage erstellen.

Tab „Werkstattpartner"

Der Tab „Werkstattpartner" verwaltet Ihre Reparatur- und Servicepartner. Drei KPI-Kacheln am oberen Rand zeigen:

• Werkstattpartner gesamt — wie viele Werkstattpartner Sie registriert haben
• Aktive Werkstattpartner — Werkstattpartner, die derzeit Aufträge annehmen
• Aufträge in 30 Tagen — Anzahl der Reparaturaufträge, die im letzten Monat an Werkstattpartner vergeben wurden

Werkstattpartnertypen:

1. Klicken Sie auf Werkstattpartner hinzufügen und geben Sie Name, Typ, Telefonnummer und E-Mail-Adresse des Partners ein.
2. Klicken Sie auf Speichern. Der Werkstattpartner ist nun bei der Erstellung von Reparaturaufträgen oder der Zuweisung zu Vorlagen verfügbar.

Die Werkstattpartnertabelle zeigt Name, Typ-Badge, Kontaktdaten (klickbare Telefon- und E-Mail-Links), Auftragsanzahl und Aktiv-/Inaktiv-Status. Nutzen Sie die Suchleiste und die Typ-/Statusfilter, um Werkstattpartner schnell zu finden.

Setzen Sie einen Werkstattpartner auf Inaktiv, wenn er vorübergehend nicht verfügbar ist — er erscheint nicht mehr in Werkstattpartner-Auswahlmenüs, aber sein Verlauf bleibt erhalten.

Tab „Verlauf"

Der Tab „Verlauf" zeigt alle abgeschlossenen Wartungsereignisse und Serviceerinnerungen Ihrer gesamten Flotte. Jeder Eintrag dokumentiert, was durchgeführt wurde, wann, die Kosten und wer ihn als erledigt markiert hat.

Nutzen Sie die Filter für Fahrzeug, Typ und Datumsbereich, um bestimmte Einträge zu finden. Klicken Sie auf einen Eintrag, um die vollständigen Details einschließlich des Abschlusskommentars anzuzeigen.

Kalenderansicht

Klicken Sie auf die Schaltfläche Kalender in der oberen rechten Ecke, um von der Dashboard- zur Kalenderansicht zu wechseln. Der Kalender zeigt ein vollständiges Monatsraster mit allen geplanten Wartungen und Reparaturterminen als farbige Ereignisfelder.

Den Kalender lesen

Jedes Ereignisfeld ist nach Dringlichkeit farbcodiert:

Wenn ein Tag mehr als zwei Ereignisse hat, erscheint ein „+X weitere"-Badge. Das heutige Datum ist mit einem orangefarbenen Kreis hervorgehoben. Wochenend- und Tage außerhalb des Monats sind abgedunkelt.

Kilometerbasierte Erinnerungen ohne festes Datum zeigen ein geschätztes Datum, das aus dem durchschnittlichen täglichen Fahrverhalten des Fahrzeugs berechnet wird. Diese sind im Kalender mit „(EST)" gekennzeichnet.

Navigation und Filter

• Zurück/Vor-Pfeile zum Wechseln zwischen Monaten
• Heute-Schaltfläche zum Zurückspringen zum aktuellen Monat
• Suche — filtern nach Servicetyp, Fahrzeug oder Werkstattpartnername
• Fahrzeugfilter — Dropdown, um nur den Zeitplan eines Fahrzeugs anzuzeigen
• Servicetypfilter — Dropdown, um nur einen bestimmten Wartungstyp anzuzeigen

Vier Statistikkarten über dem Kalender bieten eine schnelle Zusammenfassung:

• Überfällig — Anzahl überfälliger Einträge
• Dringend — Anzahl der innerhalb von 7 Tagen fälligen Einträge
• Dieser Monat — Gesamtzahl der Ereignisse im angezeigten Monat
• Gesamt — alle aktiven Erinnerungen in der gesamten Flotte

Ereignisdetails anzeigen

Klicken Sie auf ein beliebiges Ereignisfeld im Kalender, um ein Detailpanel auf der rechten Seite zu öffnen. Das Panel zeigt:

• Status mit einem Fortschrittsbalken
• Fahrzeuginformationen mit einem Link zur Fahrzeugdetailseite
• Zeitplan — Fälligkeitsdatum, geschätztes Datum (bei kilometerbasierten Erinnerungen) und verbleibende Kilometer
• Werkstattpartner — zugewiesener Werkstattpartner mit klickbaren Telefon- und E-Mail-Links
• Anmerkungen — alle der Erinnerung beigefügten Notizen
• Schnelllinks — zum Wartungs-Dashboard und zur Fahrzeugseite

Einen Termin buchen

Wenn einer Serviceerinnerung kein Werkstattpartner zugewiesen ist, erscheint ein Buchen-Link beim Ereignis. Klicken Sie darauf, um das Buchungsformular zu öffnen:

1. Wählen Sie einen Werkstattpartner aus dem Dropdown (erforderlich).
2. Wählen Sie ein Termindatum (erforderlich).
3. Fügen Sie optional Anmerkungen zum Serviceumfang hinzu.
4. Klicken Sie auf Bestätigen. Ein Reparaturauftrag wird erstellt und das Ereignis wird mit dem Werkstattpartner und dem gebuchten Datum aktualisiert.

Sie können auch auf eine beliebige Tageszelle klicken, um alle Ereignisse dieses Tages in einer Liste anzuzeigen und von dort aus Termine buchen oder Details einsehen.

Wartungsanalysen

Unterhalb der Tabs im Dashboard bietet der Analysebereich flottenweite Wartungseinblicke.

KPI-Karten

Vier Übersichtskarten am oberen Rand:

• Fahrzeuge mit überfälligem Service — Anzahl der Fahrzeuge mit mindestens einer überfälligen Erinnerung (roter Alarm)
• TÜV läuft bald ab — Anzahl der Fahrzeuge mit TÜV-Fälligkeit innerhalb von 90 Tagen (orangefarbene Warnung)
• Gesamte Wartungskosten dieses Jahr — Summe aller erfassten Reparatur- und Wartungskosten des laufenden Jahres
• Durchschnittliche Kosten pro Fahrzeug — Gesamtkosten geteilt durch die Flottengröße

Diagramme

Monatlicher Kostentrend — ein 12-Monats-Liniendiagramm, das die gesamten Wartungsausgaben im Zeitverlauf zeigt. Wechseln Sie zwischen Gesamtflottenkosten und Durchschnittskosten pro Fahrzeug.

Kostenaufschlüsselung — Umschaltung zwischen zwei Ansichten:

• Nach Wartungstyp — Kreisdiagramm, das die Ausgaben nach Kategorie zeigt (Öl, Bremsen, Reifen, Inspektion usw.)
• Nach Werkstattpartner — Balkendiagramm mit Ihren Top-5-Werkstattpartnern nach Gesamtausgaben

Referenztabellen

Anstehende Services — die 10 nächsten Serviceerinnerungen mit Fahrzeug, Typ, Fälligkeitsdatum, Fälligkeitskilometerstand, Werkstattpartner und Status.

TÜV-Verlängerungen — alle Fahrzeuge mit TÜV-Tracking, mit Gültigkeitsdatum, verbleibenden Tagen und einem Dringlichkeits-Badge. Konzentrieren Sie sich auf Fahrzeuge im roten oder orangefarbenen Bereich.

Fahrzeugbezogene Wartung

Die Detailseite jedes Fahrzeugs (erreichbar über Fahrzeuge) enthält einen eigenen Wartungsbereich mit fünf Tabs:

Manuelles Hinzufügen eines Wartungsprotokolls

Nicht alle Wartungen laufen über das Vorlagen- und Erinnerungssystem. Manchmal müssen Sie Arbeiten erfassen, die außerhalb des normalen Prozesses durchgeführt wurden.

1. Öffnen Sie die Detailseite eines Fahrzeugs und gehen Sie zum Tab Verlauf.
2. Klicken Sie auf Wartungsprotokoll hinzufügen.
3. Füllen Sie das Servicedatum, den Titel und optional aus: Beschreibung, Wartungstyp, Kilometerstand, Werkstattpartner, Kosten, nächster fälliger Kilometerstand und nächstes Fälligkeitsdatum.
4. Klicken Sie auf Speichern. Das Protokoll erscheint im Verlauf des Fahrzeugs und die Kosten fließen in die Berichte ein.

Dringlichkeitsstufen erklärt

Fleet verwendet ein konsistentes Dringlichkeitssystem im gesamten Wartungsmodul — im Tab „Heute", im Kalender und auf der Fahrzeugdetailseite:

Ersatzteilbestand

Navigieren Sie über die Seitenleiste zu Ersatzteile (oder über den Link im Wartungsbereich), um Ihren Ersatzteilbestand zu verwalten. Es handelt sich um einen gemeinsamen Bestand — Disponenten sehen dieselben Daten und können den Bestand anpassen, wenn Teile bei Reparaturen verwendet werden.

Ein Ersatzteil hinzufügen

1. Klicken Sie auf Ersatzteil hinzufügen und geben Sie die Teildetails ein.
2. Legen Sie den Mindestbestand fest — wenn die Menge unter diesen Wert fällt, wird das Teil zur Nachbestellung markiert.
3. Verknüpfen Sie kompatible Fahrzeuge — wählen Sie aus, für welche Fahrzeuge dieses Teil passt. Das hilft Disponenten, schnell die richtigen Teile zu finden.
4. Klicken Sie auf Speichern.

Ersatzteilfelder:

Bestandsanpassungen

Klicken Sie auf ein beliebiges Ersatzteil, um das Detailpanel zu öffnen. Nutzen Sie die Schaltfläche Bestand anpassen, um Änderungen zu erfassen:

• Hinzufügen — neuer Bestand eingegangen
• Verwenden — Teile bei einer Reparatur verbraucht
• Korrigieren — Bestandskorrektur (z. B. nach einer physischen Inventur)

Jede Anpassung erfordert einen Grund (Texterklärung) und wird mit Datum, Mengenänderung, verbleibendem Bestand und dem Namen der durchführenden Person protokolliert. Dieser Bewegungsverlauf bietet eine vollständige Nachverfolgung.

Benachrichtigungen bei niedrigem Bestand

Teile unterhalb ihres Schwellenwerts sind in der Teilliste rot hervorgehoben. Nutzen Sie den Filter Niedriger Bestand, um nur nachzubestellende Artikel anzuzeigen. Das Detailpanel enthält eine Schaltfläche Nachbestellen, die eine E-Mail-Vorlage an Ihren Lieferanten öffnet, vorausgefüllt mit den Teildetails.

Den Wartungskreislauf schließen

Der vollständige Wartungszyklus in Fleet funktioniert wie folgt:

1. Vorlagen generieren Serviceerinnerungen automatisch basierend auf Ihren definierten Intervallen (km oder Tage).
2. Erinnerungen erscheinen im Tab Anstehend und im Kalender und geben Ihnen Vorlaufzeit.
3. Wenn Fälligkeitstermine näher rücken, wandern Erinnerungen in den Tab Heute und steigen durch die Dringlichkeitsstufen auf (Anstehend → Bald fällig → Dringend → Überfällig).
4. Sie oder Ihre Disponenten buchen einen Werkstatttermin über den Kalender oder den Tab „Reparaturen".
5. Das Fahrzeug geht zum Werkstattpartner. Aktualisieren Sie den Reparaturauftragsstatus, während er fortschreitet (Scheduled → In Shop → Completed).
6. Wenn die Arbeit erledigt ist, markieren Sie die Erinnerung als erledigt mit einem Kommentar, der beschreibt, was durchgeführt wurde.
7. Die Vorlage generiert automatisch die nächste Erinnerung basierend auf dem Intervall und startet den Zyklus erneut.
8. Kosten werden erfasst und fließen in die Berichte ein. Der Zustandswert des Fahrzeugs wird aktualisiert, um den abgeschlossenen Service widerzuspiegeln.

Für ungeplante Reparaturen, die durch Vorfälle oder Schicht-Inspektionsfotos ausgelöst werden, beginnt der Ablauf bei Schritt 4 — Sie erstellen einen Reparaturauftrag und verfolgen ihn über denselben Tab „Reparaturen".