Die Auftragsseite
Klicken Sie in der Seitenleiste auf Aufträge, um alle Aufträge Ihrer Organisation zu sehen. Oben zählt die Seite offene Aufträge, Aufträge unterwegs, in den letzten 30 Tagen abgeschlossene und nicht zugewiesene Aufträge.
Unter Erweiterte Filter grenzen Sie die Liste nach Status, Typ, Priorität, Fahrer und Geplantes Datum ein. Das Register darunter zeigt jeden Auftrag mit Titel, Typ, Status, Priorität, Fahrer und Datum, die neuesten zuerst.
Einen neuen Auftrag anlegen
- Klicken Sie oben rechts auf der Auftragsseite auf Auftrag anlegen.
- Wählen Sie den Auftragstyp: Lieferung, Service oder Mehrere Stopps.
- Geben Sie einen Titel ein — das einzige Pflichtfeld — und bei Bedarf eine Beschreibung für den Fahrer.
- Legen Sie die Priorität fest und wählen Sie Fahrer und Fahrzeug. Lassen Sie den Fahrer auf Nicht zugewiesen, wenn Sie den Auftrag anlegen, aber noch nicht disponieren möchten.
- Setzen Sie das Feld Geplantes Datum und, falls der Auftrag ein Zeitfenster hat, Startzeit und Endzeit.
- Füllen Sie Kundeninformationen, Abholadresse, Lieferadresse und bei Bedarf Notizen aus. Für einen Auftrag mit mehreren Stopps fügen Sie über Stopp hinzufügen mindestens zwei Stopps hinzu.
- Scrollen Sie ans Ende des Formulars und klicken Sie auf Auftrag erstellen.
Die Wahl des Fahrers ist die Disposition — eine eigene Schaltfläche zum Disponieren gibt es nicht. Ein Auftrag mit Fahrer startet als Zugewiesen und steht oben im Register; ein Auftrag ohne Fahrer startet als Ausstehend und zählt zu den nicht zugewiesenen. Der Fahrer bearbeitet den Auftrag in der mobilen App von Fleet by Elevera.
Prüfen Sie vor der Zuweisung im Zeitplan, ob der Fahrer verfügbar ist und das Fahrzeug zu dieser Zeit nicht anderweitig verplant ist.
Die Auftragsdetailseite
Klicken Sie im Register auf einen Auftrag oder in seiner Zeile auf Anzeigen, um ihn zu öffnen. Der Kopf zeigt Status, Priorität und Typ des Auftrags. Darunter stehen Liefer- oder Abholadresse, das geplante Datum, der Kunde, der zugewiesene Fahrer und das Fahrzeug sowie wer den Auftrag wann angelegt hat. Ein Auftrag mit mehreren Stopps listet seine Stopps in Reihenfolge, jeden mit eigenem Status, und jede Statusänderung wird mit Person und Zeitpunkt festgehalten.
Solange ein Auftrag offen ist, können Sie im Bereich Aktionen über Fahrer zuweisen und Fahrzeug zuweisen die Zuweisung ändern und mit Zuweisung speichern bestätigen oder den Auftrag mit Auftrag stornieren abbrechen. Ein abgeschlossener, stornierter oder fehlgeschlagener Auftrag bietet keine Aktionen.
Zustellnachweise prüfen
Den Nachweis erfasst der Fahrer in der mobilen App, wenn er den Auftrag abschließt — Fotos, eine Unterschrift oder einen Barcode, je nachdem, was die Einstellung Ihrer Organisation zum Zustellnachweis verlangt. Danach steht er am Auftrag für alle im Büro bereit.
- Öffnen Sie einen Auftrag, den der Fahrer bereits abgeschlossen hat — abgeschlossene Aufträge finden Sie über den Filter Status.
- Klicken Sie rechts im Bereich Nachweis auf ein Vorschaubild.
- Der Nachweis öffnet sich in voller Größe, mit seinem Typ und dem Aufnahmezeitpunkt.
Ein gerade angelegter Auftrag zeigt Noch kein Nachweis erfasst, bis der Fahrer ihn abschließt. Deshalb legt das Anleitungsvideo einen Auftrag an und öffnet den Nachweis eines anderen: Ein Nachweis gehört immer zu einer Lieferung, die bereits erledigt ist.
Auftragsstatus
| Status | Bedeutung |
|---|---|
| Ausstehend | Ohne Fahrer angelegt; wartet auf die Disposition. |
| Zugewiesen | Ein Fahrer ist zugewiesen; der Auftrag hat noch nicht begonnen. |
| In Bearbeitung | Der Fahrer arbeitet an dem Auftrag. |
| Abgeschlossen | Der Fahrer hat den Auftrag abgeschlossen; ein erfasster Nachweis hängt am Auftrag. |
| Storniert | Der Auftrag wurde storniert. |
| Fehlgeschlagen | Der Auftrag konnte nicht erledigt werden. |
Aufträge und Schichten
Aufträge und Schichten hängen zusammen, sind aber verschiedene Dinge:
- Eine Schicht ist die Arbeitszeit eines Fahrers mit einem Fahrzeug. Sie hat Beginn und Ende, Inspektionsfotos und einen Status.
- Ein Auftrag ist eine konkrete Aufgabe oder Lieferung. Er hat einen Typ, einen Status, bei mehreren Stopps seine Stopps und einen Zustellnachweis.
Ein Fahrer erledigt in einer Schicht meist einen oder mehrere Aufträge. Die Schicht erfasst Fahrzeug und Arbeitszeit des Fahrers; die Aufträge erfassen die eigentliche Arbeit.
Ein Auftrag legt keine Schicht an. Der Fahrer startet seine Schicht weiterhin in der mobilen App von Fleet by Elevera. Umgekehrt braucht eine Schicht keinen Auftrag.
Warum eine strukturierte Auftragsverwaltung zählt
Aufträge sind der Grund, warum es Ihre Flotte gibt — Fahrzeuge und Fahrer dienen dem Auftrag, nicht umgekehrt. Ein abgeschlossener Auftrag mit Zustellnachweis schützt Ihre Organisation im Streit mit einem Kunden: Statt „Glauben Sie uns, es wurde geliefert“ haben Sie Foto oder Unterschrift des Fahrers mit Aufnahmezeitpunkt.
Empfehlungen
- Weisen Sie jedem Auftrag Fahrer und Fahrzeug zu. Ein Auftrag ohne Fahrer ist nicht disponiert.
- Legen Sie bei Aufträgen mit mehreren Stopps die Stopps in der Reihenfolge an, in der der Fahrer sie anfahren soll.
- Prüfen Sie die Auftragsstatus zum Feierabend. Ein Auftrag, der dann noch In Bearbeitung zeigt, braucht eine Rückfrage — vielleicht hat der Fahrer vergessen, ihn abzuschließen, oder die Lieferung ist tatsächlich gescheitert.