Woher Vorfälle kommen
Vorfälle gelangen auf zwei Wegen in Fleet:
- Aus der mobilen App von Fleet by Elevera — Fahrer melden Vorfälle direkt von unterwegs. Die Meldung kommt mit den Fotos des Fahrers, dem Standort und seiner Beschreibung an.
- Aus dem Dashboard — Sie können einen Vorfall selbst über Vorfall hinzufügen auf der Vorfallseite erfassen. Nach einer Bewertung Schaden in der Fotoprüfung öffnet sich der Vorfall-Assistent ebenfalls, mit den markierten Aufnahmen — siehe Von der Bewertung „Schaden“ zum Regulierungsfall.
Fahrer melden Vorfälle in der mobilen App, nicht im Web-Dashboard. Ihr Teil beginnt, sobald die Meldung eintrifft.
Die übergeordnete Vorgehensweise und die Sicht der Inhaber beschreiben Vorfallmanagement — Vollständiger Lebenszyklus und Schaden einordnen und Verantwortung zuweisen.
Die Meldung eines Fahrers in Prüfung nehmen
- Klicken Sie in der Seitenleiste auf Vorfälle.
- Klicken Sie in der Vorlagen-Zeile auf Neu. Die Liste zeigt jetzt nur Meldungen, die noch niemand übernommen hat, die neuesten zuerst.
- Klicken Sie links in einer Zeile auf die Vorgangsnummer, um die Fallakte zu öffnen.
- Prüfen Sie links den Fallstatus: Eine frische Meldung steht auf Neu. Die Überschrift nennt die gemeldete Schadensart, und Nächster Schritt nennt die Aufgabe, die der Fall als Nächstes braucht.
- Sehen Sie sich die Fotoreihe unter der Überschrift an. Die Fotos des Fahrers liegen der Meldung bereits bei; Galerie öffnen zeigt alle unter Nachweise.
- Klicken Sie unter Fallstatus auf In Prüfung setzen.
Der Vorgang steht jetzt auf In Prüfung. War noch kein Disponent zugewiesen, werden Sie damit zugewiesen, und die Änderung wird im Verlauf des Falls festgehalten.
Die Vorfallliste
Oben auf der Vorfallseite stehen die Vorfallzahlen für den gewählten Zeitraum. Darunter:
- Vorlagen — ein Klick für häufige Ansichten: Heute, Letzte 7 Tage, Neu, Schwerer Schaden, Nicht zugewiesen und In Prüfung. Alle löschen hebt sie auf.
- Suche — Vorfälle nach Kennzeichen, Fahrer oder Standort finden.
- Erweiterte Filter — öffnen Sie Filter und wählen Sie Bearbeiten, um die folgenden Filter zu kombinieren. Aktive Filter erscheinen als Chips, die Sie einzeln entfernen können.
| Filter | Optionen |
|---|---|
| Status | Neu, In Prüfung, Geschlossen (Mehrfachauswahl) |
| Typ | Die Vorfalltypen (Mehrfachauswahl) |
| Fahrzeug | Ein bestimmtes Fahrzeug nach Kennzeichen |
| Fahrer | Ein bestimmter Fahrer nach Namen |
| Disponent | Ein bestimmter Disponent oder nicht zugewiesene Vorfälle |
| Zeitraum | Von- und Bis-Datum |
Das Register listet jeden Vorfall mit Vorgangsnummer, Meldezeitpunkt, Fahrzeug, Fahrer, Typ und Status. Über Spalten wählen Sie, was die Tabelle zeigt, über Zeilenabstand passen mehr Zeilen auf den Bildschirm. Vorfall hinzufügen erfasst einen Vorfall von Hand; Als CSV exportieren lädt die gefilterte Liste herunter.
Die Fallakte
Ein Klick auf eine Vorgangsnummer öffnet die Fallakte. Sie liest sich von oben nach unten als eine Seite. Die linke Spalte enthält den Fallstatus mit der Schaltfläche für den nächsten Status, die Karte Nächster Schritt und das Inhaltsverzeichnis Auf dieser Seite, das zu jedem Abschnitt springt und zeigt, was noch offen ist:
- Überblick — was passiert ist, wie schwer der Schaden ist und warum, das Fahrzeug, der Fahrer, der Disponent, die Reparaturkosten, wie viele Tage der Fall offen ist, und die Fotos
- Fallbearbeitung — jede Aufgabe des Falls, gruppiert nach „Jetzt erforderlich“, erledigt, optionalen Folgeschritten und nicht zutreffend
- Was ist passiert — wann und warum es passiert ist, wer es verursacht hat, die Gegenseite, Polizei und Zeugen sowie der Ort auf der Karte
- Nachweise — alle Fotos und Dokumente des Falls
- Verlauf — jede Statusänderung mit Person und Zeitpunkt
Die Seite zeigt zuerst und bearbeitet auf Wunsch: Eine Aufgabe nennt ihren Stand in Worten, das Formular öffnet sich erst, wenn Sie Hinzufügen, Ändern oder die Schaltfläche der Aufgabe wählen. Nächster Schritt nennt die eine Aufgabe, die jetzt zählt, und Zur Aufgabe führt direkt dorthin — sie ist die einzige gefüllte Schaltfläche der Seite.
Schadenakte (PDF) und Nachricht entwerfen stehen oben rechts. Das Menü ⋯ daneben enthält das Änderungsprotokoll (jede Feldänderung), Drucken, Link kopieren und Teilen.
Der Statusablauf
Jeder Vorfall durchläuft drei Status:
| Status | Bedeutung |
|---|---|
| Neu | Gemeldet, aber noch von keinem Disponenten übernommen. Jeder Vorfall beginnt hier — ob ein Fahrer ihn in der mobilen App gemeldet oder jemand ihn im Dashboard erfasst hat. |
| In Prüfung | Ein Disponent hat den Fall übernommen, die Klärung läuft. |
| Geschlossen | Der Vorfall ist erledigt — Klärung abgeschlossen, Reparaturen bei Bedarf veranlasst und ein etwaiger Anspruch eingereicht. Geschlossene Vorfälle bleiben zum Nachschlagen verfügbar. |
Unter Fallstatus bietet die Seite immer den nächsten Status an: In Prüfung setzen bei einem neuen Fall, Fall schließen bei einem Fall in Prüfung. Fall schließen wird frei, sobald die Pflichtaufgaben erledigt sind: Fahrbereitschaft entschieden, ein Abschleppziel, falls das Fahrzeug nicht fahrbereit ist, die Schadenmeldung erfasst und mindestens ein Schadenfoto.
Die Versicherung informieren
Fleet hält fest, dass die Versicherung informiert wurde; es sendet selbst nichts. Informieren Sie die Versicherung wie gewohnt und klicken Sie dann in der Fallbearbeitung bei der Aufgabe auf Schadenmeldung erfassen. Die Aufgabe wechselt zu „Erledigt“. Wurde sie versehentlich erfasst, setzen Sie sie über Ändern wieder auf „nicht gesendet“.
Ansprüche, Reparaturen und Kommunikation
Diese Funktionen hängen von den Modulen Ihrer Organisation ab. Ist ein Modul nicht aktiv, bleibt die Aktion mit einem Schloss sichtbar und zeigt, was das Modul bietet.
- Schadenakte (PDF) — erstellt das Schadendokument aus dem Fall (Modul Schadenpaket & Versicherung). Den Ablauf beschreibt der Artikel für Inhaber: Vorfallmanagement — Vollständiger Lebenszyklus.
- Nachricht entwerfen — entwirft Schreiben aus den Vorfalldaten, etwa an die Versicherung oder die Gegenseite (Modul KI-Schadenassistent).
- Versicherungsfall eröffnen — die Aufgabe Versicherungsfall in der Fallbearbeitung erfasst einen Versicherungsanspruch zum Vorfall; sobald einer existiert, öffnet Versicherungsfall ansehen ihn (Modul Kostenanalyse).
- Reparatur planen — die Aufgabe Reparaturen legt einen Reparaturauftrag für den Vorfall bei einem Dienstleister an (Modul Dienstleister-Workflow).
- Teilen — im Menü ⋯, gibt zeitlich begrenzten Lesezugriff auf den Fall frei (Modul Audit-Modus).
Ihre Rolle im Vorfallmanagement
Als Disponent sind Sie die erste Anlaufstelle für jede Vorfallmeldung. Wie schnell und gründlich Sie Meldungen in Prüfung nehmen, wirkt sich direkt auf Versicherungsergebnisse und das Vertrauen der Fahrer aus.
Ein gut geführter Vorfall — innerhalb weniger Stunden in Prüfung genommen, mit vollständigen Fotos und korrekter Einordnung — ist ein einfacher Versicherungsfall. Ein schlecht geführter — Tage später mit vagen Angaben dokumentiert — wird zum Streitfall.
Empfehlungen
- Sehen Sie mehrmals täglich in die Vorlage Neu und nehmen Sie jede neue Meldung zügig in Prüfung. Je länger ein Vorfall unbearbeitet liegt, desto schwerer lassen sich verlässliche Angaben sammeln.
- Seien Sie bei der Zuweisung von Verantwortung fair und einheitlich. Fahrer, die das Verfahren für unfair halten, melden nicht mehr ehrlich — und das wiegt schwerer als jeder einzelne Vorfall.
- Sehen Sie sich geschlossene Vorfälle wöchentlich an, um Muster zu erkennen. Verursacht dasselbe Fahrzeug oder dieselbe Route immer wieder Vorfälle, geben Sie das an den Inhaber weiter — die Ursache kann am Fahrzeug oder in der Schulung liegen.