Die Vorfallliste
Navigieren Sie über die Seitenleiste zu Vorfälle, um alle Vorfälle Ihrer Flotte einzusehen. Die Liste zeigt den Status, den Typ, das Meldedatum und die Uhrzeit, das Fahrzeug-Kennzeichen, den Fahrer-Namen und den Disponenten-Namen jedes Vorfalls an.
Jede Zeile ist anklickbar — klicken Sie auf einen Vorfall, um seine vollständige Detailseite zu öffnen. Fahrzeugkennzeichen sind ebenfalls anklickbare Links, die Sie direkt zur Fahrzeugdetailseite führen.
Die Liste filtern
Verwenden Sie die Filterleiste, um Vorfälle einzugrenzen nach:
- Status — NEW, IN_REVIEW oder CLOSED
- Typ — Leichter Kratzer, Schwerer Schaden, Reifen, Fenster oder Sonstiges
- Fahrzeug — Filtern nach einem bestimmten Fahrzeug
- Fahrer — Filtern nach einem bestimmten Fahrer
- Datumsbereich — Festlegen eines individuellen Start- und Enddatums
Vorfälle exportieren
Klicken Sie auf die Schaltfläche CSV exportieren, um eine Tabelle aller Vorfälle herunterzuladen, die Ihren aktuellen Filtern entsprechen. Der Export enthält Meldedatum, Fahrzeuginformationen, Fahrer, Typ, Status, Beschreibung, Standort und Disponentenzuweisung.
Speichern Sie häufig verwendete Filterkombinationen, indem Sie die URL als Lesezeichen speichern — Fleet codiert die Filter in der URL-Abfrage, sodass Ihre Lesezeichen die exakte Ansicht wiederherstellen.
Vorfalldetailseite
Klicken Sie auf eine beliebige Vorfallzeile, um die Fallakte zu öffnen. Sie liest sich von oben nach unten als eine Seite — Überblick, Fallbearbeitung, Was ist passiert, Nachweise und Verlauf — mit Fallstatus, nächstem Schritt und Inhaltsverzeichnis in der linken Spalte. Aufgaben nennen ihren Stand in Worten; ihre Formulare öffnen sich erst, wenn Sie Hinzufügen, Ändern oder die Schaltfläche der Aufgabe wählen. Die Kachel Erwartete Kosten im Überblick zeigt die erfassten Reparaturkosten.
Aktionsschaltflächen
Oben rechts in der Fallakte bieten zwei Schaltflächen schnellen Zugriff auf automatisierte Workflows. Das Menü ⋯ daneben enthält Änderungsprotokoll, Drucken, Link kopieren und Teilen.
Schadenakte (PDF)
Diese Schaltfläche automatisiert die Erstellung eines vollständigen Versicherungsschaden-Pakets. Beim Klicken öffnet sich ein Dialog, in dem Sie das Ausgabeformat wählen:
- PDF — ein einzelnes professionelles Dokument, das Sie direkt per E-Mail an Ihren Versicherer senden können
- ZIP — ein komprimiertes Archiv mit dem Schadendokument und allen Vorfallfotos als separate Dateien
Das generierte Schadenpaket enthält:
- Ihr Organisationsprofil und Logo
- Vollständige Vorfalldetails: Typ, Datum, Uhrzeit, Standort, Beschreibung
- Fahrzeuginformationen: Kennzeichen, VIN, Depotstandort
- Fahrer- und Disponenten-Informationen
- Alle Vorfallfotos (eingebettet im PDF oder als separate Dateien im ZIP)
- Polizeiberichtsreferenzen und Zeugeninformationen (falls vorhanden)
- Vollständiger Statusverlauf mit Zeitstempeln und Angabe, wer welche Änderung vorgenommen hat
- Wartungsprotokolle der 90 Tage vor dem Vorfall (liefert Kontext zum Fahrzeugzustand)
Das Dokument wird in der Sprache Ihrer Organisation (Englisch oder Deutsch) erstellt.
Die Schadenpaket-Generierung erfordert das Modul claims_insurance_pack_enabled. Wenn Sie diese Schaltfläche nicht sehen, aktivieren Sie es unter Einstellungen → Module.
Nachricht entwerfen
Diese Schaltfläche nutzt KI, um automatisch professionelle Korrespondenz zum Vorfall zu verfassen. Klicken Sie darauf, um ein Dropdown-Menü zu öffnen, in dem Sie den Kommunikationstyp auswählen:
- E-Mail an Versicherer — eine formelle Benachrichtigung oder Nachverfolgung an Ihre Versicherungsgesellschaft, vorab ausgefüllt mit Vorfalldaten, Kosten und Verweisen auf Beweismaterial
- Amazon-Einspruch — eine strukturierte Einspruchsvorlage für die Kommunikation mit Amazon DSP oder dem Marktplatz, formatiert nach dem von Amazon erwarteten Einspruchsformat und mit allen relevanten Vorfallnachweisen
- Interner Bericht — eine interne Vorfallzusammenfassung für Ihre Unterlagen, Management-Berichterstattung oder Teambesprechungen
Sobald Sie einen Typ ausgewählt haben, generiert die KI einen Entwurf anhand der Vorfalldaten — Klassifizierung, Fotos, Schuldzuweisung, Kosten und Zeitverlauf. Der generierte Text erscheint in einem bearbeitbaren Feld, in dem Sie:
- Den Inhalt vor der Verwendung überprüfen und bearbeiten können
- Ihn mit einem Klick in die Zwischenablage kopieren können
- Ihn als Textdatei herunterladen können
KI-generierte Entwürfe sind Vorschläge, keine Enddokumente. Überprüfen und passen Sie stets Ton, Fakten und rechtliche Formulierungen an, bevor Sie Korrespondenz versenden. Es gilt ein Ratenlimit von einer Generierung pro Minute pro Benutzer.
Der KI-Kommunikationsgenerator erfordert das Modul ai_claims_assistant_enabled.
Was ist passiert
Der Abschnitt Was ist passiert enthält alle erfassten Daten zum Vorfall. Angaben bearbeiten öffnet das vollständige Formular, in dem Sie auch Fahrzeug, Fahrer oder Disponent neu zuweisen:
- Fallstatus — aktueller Status (Neu, In Prüfung oder Geschlossen), einmal in der linken Spalte mit der Schaltfläche für den nächsten Status
- Vorfalltyp — Leichter Kratzer, Schwerer Schaden, Reifen, Fenster oder Sonstiges
- Beschreibung — der vollständige Vorfallbericht, wie vom Fahrer gemeldet oder von einem Disponenten eingetragen
- Beteiligung — was am Vorfall beteiligt war: ein anderes Fahrzeug, ein stationäres Objekt oder Sonstiges
- Informationen zum anderen Fahrer — falls ein anderes Fahrzeug beteiligt war, werden hier Name, Telefon, E-Mail, Kennzeichen und Adresse angezeigt
- Schuldfeststellung — wer die Schuld trägt: Eigenverschulden, Fremdverschulden oder Unklar
- Zeugen — Namen und Kontaktdaten etwaiger Zeugen
- Polizeianwesenheit — ob die Polizei vor Ort war, plus Polizeiberichtsbild falls hochgeladen
- Zeitstempel für Ereignis und Meldung — wann sich der Vorfall ereignet hat und wann er gemeldet wurde
- Standort — Adresstext und GPS-Koordinaten (falls über Fleet by Elevera gemeldet)
- Fahrzeug — Kennzeichen (anklickbarer Link zur Fahrzeugdetailseite) mit Marke und Modell
- Fahrer — Name (anklickbarer Link zum Fahrerprofil)
- Disponent — der zugewiesene Disponent, der für die Untersuchung verantwortlich ist
Fotos
Unter Nachweise werden alle dem Vorfall zugeordneten Fotos in einem Raster angezeigt, jeweils mit ihrer Kategorie. Klicken Sie auf ein Foto, um es in voller Größe zu öffnen. Fotos aus der Fahrermeldung werden zusammen mit zusätzlichen Fotos angezeigt, die von Disponenten oder dem Inhaber hochgeladen wurden. Fotos hinzufügen fragt zuerst nach der Kategorie, bevor Sie die Dateien wählen.
Aktivieren Sie photo_gallery_plus_enabled für eine erweiterte Fotoansicht mit Pinch-Zoom-Unterstützung.
Kosteninformationen
Die Aufgabe Reparaturkosten in der Fallbearbeitung erfasst die finanziellen Auswirkungen des Vorfalls. Kostenvoranschlag hinzufügen (oder Ändern, sobald Kosten erfasst sind) öffnet das Formular mit drei bearbeitbaren Feldern:
| Feld | Zweck | Verwendung |
|---|---|---|
| Geschätzte Kosten (€) | Ihre erste Schadensbewertung | Tragen Sie diesen Wert frühzeitig in der Untersuchung ein, basierend auf Erfahrungswerten oder vorläufigen Angeboten. Diese Schätzung fließt in Analyseprognosen ein und hilft Ihnen bei der Budgetplanung für Reparaturen. |
| Endgültige Schadenskosten (€) | Die tatsächlichen Kosten nach Abschluss der Reparaturen | Aktualisieren Sie diesen Wert, sobald die Endrechnung vorliegt. Die Differenz zwischen geschätzten und tatsächlichen Kosten hilft Ihnen, zukünftige Schätzungen zu kalibrieren, und erscheint im Analyse-Dashboard. |
| Ausfallzeit in Tagen | Anzahl der Tage, an denen das Fahrzeug nicht einsatzbereit war | Erfassen Sie, wie lange das Fahrzeug aufgrund dieses Vorfalls nicht verfügbar war. Diese Daten fließen in Flottenauslastungsberichte ein und helfen, die tatsächlichen Kosten von Vorfällen über die reinen Reparaturkosten hinaus zu beziffern. |
Klicken Sie nach der Eingabe oder Aktualisierung der Werte auf Speichern. Die hier erfassten Kosten fließen in das Kosten-Dashboard unter Berichte und in die Kostenkarte auf dem Inhaber-Dashboard ein.
Kostenfelder sind durch das Modul cost_analytics_enabled geschützt. Wenn die Kostenkarte nicht angezeigt wird, aktivieren Sie die Kostenanalyse unter Einstellungen → Module (Enterprise-Plan).
Versicherungsanspruch
Die Versicherungsanspruchskarte ermöglicht es Ihnen, den gesamten Schadensregulierungsprozess für einen Vorfall zu verfolgen. Sie zeigt den aktuellen Anspruchsstatus, die Beträge und den zeitlichen Verlauf.
Einen Anspruch erstellen
- Klicken Sie in der Fallbearbeitung bei der Aufgabe Versicherungsfall auf Versicherungsfall eröffnen.
- Geben Sie den geforderten Betrag (€) ein — die Gesamtsumme, die Sie bei Ihrem Versicherer geltend machen.
- Fügen Sie optional Anspruchsnotizen mit Referenznummern oder Kontextinformationen hinzu.
- Klicken Sie auf Einreichen. Der Anspruch wird mit dem Status SUBMITTED erstellt.
Anspruchsstatus aktualisieren
Wenn Ihr Anspruch beim Versicherer voranschreitet, aktualisieren Sie den Status, um Ihre Unterlagen aktuell zu halten:
| Status | Bedeutung |
|---|---|
| SUBMITTED | Anspruch an den Versicherer gesendet, Bestätigung wird erwartet |
| UNDER_REVIEW | Versicherer hat den Anspruch bestätigt und prüft ihn |
| APPROVED | Anspruch vollständig genehmigt — geben Sie den genehmigten Betrag ein |
| PARTIALLY_APPROVED | Versicherer hat einen reduzierten Betrag genehmigt — geben Sie den genehmigten Betrag ein, um die Differenz zu sehen |
| DENIED | Anspruch wurde abgelehnt |
Bei der Aktualisierung auf APPROVED oder PARTIALLY_APPROVED müssen Sie den genehmigten Betrag eingeben. So sehen Sie auf einen Blick, wie viel Sie gefordert haben und wie viel Sie erhalten haben — wertvolle Daten für die zukünftige Anspruchsstrategie und die Entscheidung, ob ein Einspruch sinnvoll ist.
Die Karte zeigt:
- Aktuellen Status mit farbcodierter Anzeige
- Geforderter Betrag und genehmigter Betrag (falls festgelegt)
- Einreichungsdatum und Bearbeitungsdatum
- Anspruchsnotizen
Reparaturaufträge
Die Reparaturkarte ermöglicht es Ihnen, Reparaturaufträge direkt aus dem Vorfall heraus zu erstellen und zu verwalten. Dadurch wird die Reparatur mit dem Vorfall verknüpft und eine vollständige Nachverfolgbarkeit gewährleistet.
Einen Reparaturauftrag erstellen
- Klicken Sie auf Reparaturauftrag erstellen auf der Reparaturkarte.
- Wählen Sie einen Anbieter aus dem durchsuchbaren Dropdown-Menü (Anbieter werden unter Wartung verwaltet).
- Geben Sie die geschätzten Kosten (€) ein.
- Schalten Sie die Versicherungsdeckung um — wählen Sie Ja, wenn die Reparatur von der Versicherung übernommen wird, Nein bei Eigenkosten.
- Legen Sie das Buchungsdatum fest — wann das Fahrzeug zum Anbieter gebracht werden soll.
- Fügen Sie Notizen zum Reparaturumfang oder besondere Anweisungen hinzu.
- Klicken Sie auf Erstellen. Der Reparaturauftrag erscheint auf der Vorfallseite und in der Reparaturhistorie des Fahrzeugs.
Anzeige des Reparaturauftrags
Jeder Reparaturauftrag beim Vorfall zeigt:
- Anbietername und Typ-Badge
- Countdown-Badge mit den Tagen bis zum geplanten Termin — farbcodiert: Rot bei Überfälligkeit, Orange für morgen, Blau für bevorstehend
- Versicherungsdeckung-Indikator (grünes Häkchen bei Versicherungsschutz, graues Schild ohne)
- Status-Badge mit dem aktuellen Reparaturstatus
Einen Reparaturauftrag aktualisieren
Klicken Sie auf die Schaltfläche Bearbeiten bei einem Reparaturauftrag, um seine Details zu aktualisieren:
- Status — führen Sie die Reparatur durch ihren Lebenszyklus:
| Status | Bedeutung |
|---|---|
| REQUESTED | Reparatur angefragt, Bestätigung des Anbieters wird erwartet |
| SCHEDULED | Anbieter hat bestätigt, Fahrzeug ist eingeplant |
| IN_SHOP | Fahrzeug befindet sich beim Anbieter und wird repariert |
| COMPLETED | Reparatur abgeschlossen — Endkosten und Abschlussdatum eingeben |
| CANCELLED | Reparatur wurde storniert |
- Geschätzte Kosten und Endkosten — vergleichen Sie Ihre Schätzung mit der tatsächlichen Rechnung
- Abschlussdatum — wann die Reparatur fertiggestellt wurde (erforderlich bei Markierung als COMPLETED)
- Versicherungsdeckung-Umschalter
- Notizen — aktualisieren Sie mit Reparaturfortschritt oder Erkenntnissen
Wenn Sie eine Reparatur als COMPLETED markieren, müssen Sie sowohl die Endkosten als auch das Abschlussdatum eingeben. Dies stellt sicher, dass Ihre Kostenanalysen und die Fahrzeughistorie korrekt sind.
Verknüpfen Sie Reparaturen stets mit ihren Ursprungsvorfällen. Dies schafft eine nachvollziehbare Kette von der Schadensentdeckung bis zum Reparaturabschluss, was Ihre Position bei Versicherungsansprüchen und Prüfungen stärkt.
Statusverlauf
Der Abschnitt Statusverlauf zeigt eine chronologische Zeitleiste jeder Statusänderung, die der Vorfall durchlaufen hat. Jeder Eintrag zeigt:
- Den alten Status und den neuen Status (z. B. NEW → IN_REVIEW)
- Wer die Änderung vorgenommen hat (Name des Disponenten oder Inhabers)
- Wann die Änderung vorgenommen wurde (Datum und Uhrzeit)
- Farbcodierte Zeitleistenvisualisierung für einen schnellen Überblick
Dies bietet eine vollständige Prüfspur des Vorfallverlaufs, die bei Streitfällen, Versicherungsansprüchen und Auditorenprüfungen unverzichtbar ist.
Die vollständige visuelle Zeitleiste erfordert das Modul incident_timeline_enabled. Ohne dieses Modul sehen Sie weiterhin die grundlegenden Statusverlaufseinträge.
Status-Workflow
Jeder Vorfall durchläuft drei Status:
| Status | Bedeutung | Wer den Übergang typischerweise auslöst |
|---|---|---|
| NEW | Gerade gemeldet, noch nicht geprüft | Wird bei Erstellung automatisch gesetzt |
| IN_REVIEW | Ein Disponent oder Inhaber hat den Vorfall aufgegriffen und untersucht ihn | Der Disponent weist sich selbst zu oder der Inhaber weist einen Disponenten zu |
| CLOSED | Untersuchung abgeschlossen, Kosten erfasst, Maßnahmen ergriffen | Disponent oder Inhaber, nachdem alle Daten erfasst wurden |
- Wenn ein neuer Vorfall erscheint, weisen Sie ihn einem Disponenten (oder sich selbst) zu, um ihn auf IN_REVIEW zu setzen.
- Die zugewiesene Person klassifiziert den Schaden, stellt die Schuldfrage, lädt zusätzliche Beweise hoch und erfasst die Kosten.
- Sobald alles dokumentiert ist, klicken Sie unter Fallstatus auf Fall schließen, um den Status auf CLOSED zu setzen. Die Schaltfläche wird frei, sobald die Pflichtaufgaben erledigt sind: Fahrbereitschaft entschieden, ein Abschleppziel, falls das Fahrzeug nicht fahrbereit ist, die Schadenmeldung erfasst und mindestens ein Schadenfoto.
Disponenten übernehmen den Großteil der täglichen Vorfallsichtung — siehe den Disponenten-Vorfall-Workflow für den warteschlangenbasierten Ansatz.
Disponentenzuweisung
Verwenden Sie auf der Vorfalldetailseite das Dropdown-Menü Zugewiesen an, um einen Disponenten zuzuweisen. Diese Person wird für die Bearbeitung des Vorfalls bis zum Abschluss verantwortlich. Sie erhält eine Benachrichtigung und der Vorfall erscheint in ihrer persönlichen Warteschlange.
Empfohlener Workflow
Ein vollständiger Vorfall-Workflow folgt in der Regel diesem Muster:
- Ein Vorfall wird gemeldet (über Fleet by Elevera oder manuell) und erscheint als NEW in Ihrer Liste.
- Weisen Sie einen Disponenten zu und setzen Sie den Status auf IN_REVIEW. Prüfen Sie die Fotos und Vorfallinformationen.
- Informieren Sie die Versicherung, klicken Sie dann in der Fallbearbeitung auf Schadenmeldung erfassen und tragen Sie über Kostenvoranschlag hinzufügen die geschätzten Kosten ein.
- Falls ein Versicherungsanspruch erforderlich ist, klicken Sie auf Versicherungsfall eröffnen und geben Sie den geforderten Betrag ein.
- Erstellen Sie die Schadenakte (PDF) (PDF oder ZIP) und senden Sie sie an Ihren Versicherer.
- Falls ein Amazon-Einspruch erforderlich ist, verwenden Sie Nachricht entwerfen → Amazon-Einspruch, um das Einspruchsschreiben zu verfassen.
- Erstellen Sie einen Reparaturauftrag bei Ihrem gewählten Anbieter und verfolgen Sie ihn bis zum Abschluss.
- Sobald die Reparaturen abgeschlossen sind, aktualisieren Sie die endgültigen Schadenskosten und die Endkosten des Reparaturauftrags.
- Aktualisieren Sie den Versicherungsanspruchsstatus im Verlauf der Bearbeitung (UNDER_REVIEW → APPROVED/DENIED).
- Schließen Sie den Vorfall, sobald alle Kosten erfasst, Reparaturen abgeschlossen und Ansprüche geklärt sind.